Εισαγωγή: Στο Γενικό Νοσοκομείο Τρικάλων, καθημερινά, γίνεται αναφορά της υφιστάμενης δύναμης προσωπικού χρησιμοποιώντας ένα έντυπο. Η αναφορά αποσκοπεί στον έλεγχο αδειών των υπαλλήλων και διεκπεραιώνεται με την φυσική μεταφορά του εντύπου από τα διάφορα τμήματα προς την αρμόδια, οργανική μονάδα. Σκοπός της παρούσης μελέτης είναι η αποτίμηση των επιπτώσεων χρήσης του μοναδικού και μη -προβλεπόμενου (ad hoc) εγγράφου. Υλικό και μέθοδος: Υπολογισμός της διανυθείσας απόστασης χρησιμοποιώντας αρχιτεκτονικά σχέδια και χρονομέτρηση του αναλωθέντα χρόνου διανύοντας την απόσταση. Για την ολοκλήρωση της έρευνας κρίθηκε αναγκαία η υιοθέτηση ορισμένων παραδοχών. Αποτελέσματα: Καθημερινά, για την διακίνηση του συγκεκριμένου εγγράφου, από το προσωπικό διανύονται 6,588 χιλιόμετρα, 492 σκαλοπάτια, αναλώνεται χρόνος 130 λεπτών και χρησιμοποιούνται 52 σελίδες Α4. Ετησίως, οι αντίστοιχοι αριθμοί είναι: 1.646,965 χιλιόμετρα, 123.000 σκαλοπάτια, 545 ώρες και 13.000 σελίδες Α4. Ετησίως, ο αναλωθέντας χρόνος στοιχίζει 7.116,19€ ενώ τα αναλώσιμα (χαρτί και γραφίτης) κοστίζουν άλλα 229,5€. Συμπεράσματα: Το συγκεκριμένο έγγραφο αναλώνει πόρους που θα μπορούσαν να διατεθούν αλλού. Η μερική ή ολική κατάργηση, η ηλεκτρονική αποστολή και τέλος η χρήση ενός πληροφοριακού συστήματος που εκτός των άλλων θα περιλαμβάνει και δυνατότητες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού είναι οι πιθανές λύσεις με την τελευταία να διαθέτει πλείστα πλεονεκτήματα. Επισημαίνεται η έλλειψη προτυποποίησης διαδικασιών και λειτουργιών με καθολικότητα εφαρμογής στα νοσηλευτικά ιδρύματα.Introduction: in the General Hospital of Trikala, every day one printed form is used to underline the daily working staff. The main reason for the use of this form is to control the staff's leave. This control takes place by the transfer of the form from every department to the head unit. Aim: the assessment of effects caused by this ad hoc printed form. Methodology and approach: For the calculation of the walked distance architectural plans have been used. For the consumed time simulation of the process has been applied. For the completion of the research it was necessary to adopt certain assumptions. Results : Every day for the distribution of this document, the staff traveled 6.588 km, 492 steps, spent 130 minutes and used 52 pages A4. Annually, the corresponding numbers are: 1.646,965 km, 123.000 steps, 545 hours and 13.000 pages of A4. Annually, the cost of spending time is 7.116,19€ and the stationery (paper and toner) need 229,5€. Conclusions: This document consumes resources that could be placed elsewhere. Partial or (better yet) the total cancellation, the electronic transmission and finally the use of an information system, which among other features will include human resource management, are possible solutions with the latter having numerous advantages. Note the lack of standardization of procedures and functions with universal application in hospitals.